Statuten

Aansluiting op statuten van de Stichting Wijk Ruwaard

In de statuten van Stichting Wijk Ruwaard (in het vervolg: SWR) is in artikel 11 opgenomen dat het bestuur bevoegd is een of meer reglementen vast te stellen, waarin onderwerpen worden geregeld, welke niet in de statuten zijn vervat.

Artikel 1: Doel en Missie werkgroep communicatie SWR

De werkgroep communicatie SWR heeft als doel:

• het informeren van wijkbewoners over nieuws, ontwikkelingen en activiteiten die relevant zijn voor de wijk
• het bevorderen van de betrokkenheid van wijkbewoners bij wijkactiviteiten en lokale activiteiten.
• het stimuleren van de communicatie en het bevorderen van de verbinding en samenhang tussen bewoners en organisaties in de wijk.

Dat doet zij door:

1. Het maken van de content. (artikel 4)
2. Het verspreiden van de content via o.a. de wijkkrant, de wijkwebsite en social media wijk Ruwaard. (artikel 5)

Om haar rol goed te kunnen vervullen legt en onderhoudt de werkgroep communicatie SWR een goed netwerk met verenigingen, wijkbewoners, wijkwerkers en ondernemers in de wijk Ruwaard.

Artikel 2: Bevoegdheden van de werkgroep communicatie SWR

• De communicatiewerkgroep stelt een jaarplan en jaarbegroting op voor de uitvoering van communicatie-activiteiten zoals beschreven in dit reglement.  Ze legt dit plan en de begroting ter beoordeling en vaststelling voor aan het bestuur SWR. Het bestuur SWR kan alleen gemotiveerd afwijken van het plan en/of de begroting.
• Het adviseren en controleren van de penningmeester van SWR over het doen van uitgaven ten behoeve van geaccordeerde communicatie-activiteiten op basis van de vastgestelde begroting.

Artikel 3: Middelen

Uitgangspunt is dat de werkgroep communicatie SWR kan beschikken over het jaarlijks door het bestuur van SWR  toegekende communicatiebudget voor de wijk Ruwaard. Dit budget wordt toegekend op basis van een door de werkgroep tijdig ingediende begroting. Het bestuur SWR maakt uiterlijk voor 1 november van het lopende jaar het budget voor het nieuwe jaar bekend.

Daarnaast heeft de werkgroep communicatie SWR de inspanningsverplichting om mede acquisitie te plegen voor advertentieruimte in de wijkkrant, de wijkwebsite en de social media.

Artikel 4: Het maken van de content: wijk- en hoofdredactie, redactie Rucreant, wijkwebsite en social media

4.1    Redactionele Werkwijze:

1. Verantwoordelijkheid: Alle leden van de werkgroep communicatie SWR die betrokken zijn bij het vervaardigen van content, zijn verantwoordelijk voor de inhoud die wordt geproduceerd. Bij twijfel over de inhoud of de manier van berichtgeving, kan er gezamenlijk overleg plaatsvinden.
2. Bronnen: Wij werken met betrouwbare en verifieerbare bronnen. In gevallen van twijfel wordt altijd geprobeerd de juistheid van informatie te verifiëren, bijvoorbeeld door dubbel te checken met meerdere bronnen.
3. Verhouding met Wijkbewoners: Wij moedigen wijkbewoners aan om actief bij te dragen aan de berichtgeving, door tips, verhalen en reacties aan te leveren. Dit kan via persoonlijke contacten of via het centrale mailadres van de wijkredactie: info@wijkruwaard.nl
4. Bijeenkomsten van de werkgroep communicatie SWR kunnen gepland worden op verzoek van alle redacties, maar vinden minstens 1x per half jaar plaats.

4.2    Binnen de werkgroep communicatie SWR zijn de volgende groepen/redacties actief:

4.2.1 Redactie-kernteam taken en verantwoordelijkheden

• Is verantwoordelijk voor de coördinatie en onderlinge afstemming tussen de verschillende redacties.( Rucreant, wijkwebsite en social media wijk Ruwaard). 
• Is verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit van de uitgaven/ publicaties en correctheid en neutraliteit van de inhoud.
• Bemenst het centrale mailadres en zorgt voor het intern verspreiden van relevante mails aan de redacties van de wijkkrant, de wijkwebsite en de social media. 
• Is het centrale, maar niet unieke aanspreekpunt voor externen en voor het bestuur SWR.

Werkwijze: 

• Het redactie-kernteam werkt met een hoofdredacteur van dienst die volgens rooster verantwoordelijk is voor het bemensen van het centrale mailadres info@wijkruwaard.nl.
• Werkverdeling en planning gebeurt tijdens de redactievergadering of overleg. Overleg vindt plaats middels fysieke bijeenkomsten dan wel via de mail en telefoon. Het resultaat van dit overleg is een werklijst.

Samenstelling:

• De wijk- of hoofdredactie bestaat uit minimaal 3 leden.
• Het redactie-kernteam is bij voorkeur samengesteld uit vrijwilligers van wijk Ruwaard, waaronder de wijkraad, bestuur SWR, programmacommissie wijk Ruwaard, wijkhuis De Haard en wijkwerkers van het wijkteam Ruwaard.

4.2.2 Redactie wijkkrant taken en verantwoordelijkheden:

De volgende taken worden in onderling overleg met elkaar verdeeld, waarbij rekening wordt gehouden met kwaliteiten, talenten en voorkeuren:

• Schrijven en redigeren van artikelen; (redigeren momenteel 5 personen).
• Interviewen van wijkbewoners en betrokkenen; (2 personen).
• Verzamelen en verwerken van nieuws en activiteiten in de wijk; (allen).
• Verantwoordelijk voor de correctheid en neutraliteit van de inhoud.
• Verzorgt de eindredactie en de opmaak de publicaties; (± 3-5 personen).

Auteursrechten: de teksten en foto’s in het blad zijn van de redactie of van de schrijver, of van de inbrenger van de foto.

4.2.3. Webmasters taken en verantwoordelijkheden (4 personen):

Het team webmasters is verantwoordelijk voor het schrijven, redigeren en plaatsen van berichten, activiteiten op de website, het vullen van de agenda en het vullen en verspreiden van de wekelijkse nieuwsbrief aan de leden.

4.2.4 Social media taken en verantwoordelijkheden (1 persoon):

Het team social media wijk Ruwaard is verantwoordelijk voor het schrijven, redigeren en plaatsen van berichten en activiteiten op social media.

Artikel 5: Het verspreiden van de content

Naast het maken van de content is ook het verspreiden ervan een taak van de werkgroep communicatie SWR. Ook hier is onderscheid te maken tussen de drie kanalen wijkkrant, wijkwebsite en wijk social media.

5.1  Wijkkrant

Drukken en bezorgen. Met de drukker zijn afspraken gemaakt over het aanleveren van de kopij en het bezorgen van de ± 6.600 wijkkranten op woensdagmiddag bij de centrale coördinator.

5.2  De centrale coördinator brengt de wijkkranten direct naar de ± 7 wijk-coördinatoren. Via de wijk-coördinatoren worden de kranten vervolgens dezelfde dag verspreid over de bezorgers. Bezorgers hebben tot zaterdag de tijd om de wijkkrant te bezorgen. Er is een persoon verantwoordelijk voor het up to date houden van het bestand van bezorgers en het vervang bij ziekte. Afspraak is dat de wijkcoördinatoren dit regelen. Ook krijgen bezorgers een cadeaubon van 15,- voor hun verjaardag. Dit wordt geregeld onder verantwoordelijkheid van de werkgroep communicatie.

5.3  Wijkwebsite Wijk Ruwaard.

Voor het dagelijks technische onderhoud van de wijkwebsite is een persoon/ vrijwilliger verantwoordelijk. Voor de hosting van de wijkwebsite wordt gebruik gemaakt van een extern bureau (NZ VISION).

5.4  Social media Wijk Ruwaard.

Voor social media wordt gebruik gemaakt van het openbaar internet.

Artikel 6: journalistieke vrijheid ethiek en integriteit

Bestuur SWR geeft de Werkgroep Communicatie SWR volledige vrijheid op organisatorisch gebied en op inhoudelijk/ tekstueel gebied voor zover dit gebeurt binnen de volgende kaders:

• artikelen en berichten zijn relevant voor de wijkbewoners;
• artikelen en berichten zijn waarheidsgetrouw, en niet politiek-gekleurd;
• er wordt nagestreefd om zoveel mogelijk verschillende gezichtspunten en relevante stemmen binnen de wijk te presenteren;
• de privacy en integriteit van bewoners wordt gerespecteerd en er wordt zorgvuldig omgegaan met gevoelige informatie;
• fouten worden erkend en gecorrigeerd in geval van onjuistheden;
• negatieve of discriminerende uitlatingen worden niet gepubliceerd.

Artikel 7: Transparantie en Verantwoording

De Werkgroep Communicatie SWR streeft ernaar transparant te zijn over de manier van werken, de keuzes die worden gemaakt in de berichtgeving, en de inhoud die wordt gepresenteerd. Staan open voor en faciliteren feedback van wijkbewoners en andere belanghebbenden, en maken regelmatig de balans op van de journalistieke werking.

Artikel 8: Geschillen en Klachten

Als er een klacht of geschil is over de inhoud of werkwijze van de Werkgroep Communicatie SWR, kan dit kenbaar gemaakt worden bij de hoofdredactie.

Artikel 8: Geschillen en Klachten – vervolg

De behandeling van klachten is zorgvuldig en er is een eerlijke en transparante afhandeling van geschillen. Indien nodig wordt het bestuur van SWR ingeschakeld die in overleg met de redactie externe advies en/of bemiddeling inschakelt.

Artikel 9: Wijziging van het Statuut

Dit statuut kan worden gewijzigd als:

• met instemming van de meerderheid van de leden van de werkgroep communicatie SWR. Wijzigingen worden transparant gedeeld met de wijkbewoners en;
• Goedkeuring door het Bestuur van de SWR d.m.v. van bestuursbesluit.

Artikel 10: Faciliteren

Het SWR-bestuur faciliteert de werkgroep communicatie SWR met betrekking tot het houden van vergaderingen en stelt o.a. ruimte, koffie en thee gratis ter beschikking. In overleg met de beheerder kan gebruik gemaakt worde van de print en kopieerfaciliteiten e.d.

Artikel 11: Declareren

Daarnaast kunnen de leden van de werkgroep communicatie SWR met vooraf overlegbijzondere kosten ten behoeve van de werkzaamheden declareren bij het bestuur SWR.

Artikel 12: Slotbepaling

Dit statuut treedt in werking op 01-01-2025 en is van toepassing op alle leden van de communicatiewerkgroep. Het statuut wordt jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd indien nodig.
Hierbij streeft de werkgroep het naar transparantie en betrokkenheid door gebruik te maken van journalistieke middelen die onafhankelijk en eerlijk zijn.

Reglement is opgesteld door de werkgroep communicatie in samenwerking en met goedkeuring van het bestuur SWR. Vastgesteld d.d. 22-11-2024