Reglement programmacommissie wijk Ruwaard

1. Doelstelling programmacommissie

1. Het initiëren, organiseren en ondersteunen van activiteiten van en voor inwoners van wijk Ruwaard in de ruimste zin van het woord.
2. Het adviseren van het bestuur van Stichting Wijk Ruwaard (hierna SWR) over het mogelijk maken van activiteiten in de wijk Ruwaard en in Wijkhuis De Haard.

2. Aansluiting op statuten van de stichting

In de statuten van SWR is in artikel 11 opgenomen dat het bestuur bevoegd is een of meer reglementen vast te stellen, waarin onderwerpen worden geregeld, welke niet in de statuten zijn vervat.

3. Taken

1. De programmacommissie draagt mede zorg voor een gevarieerd en evenwichtig jaarprogramma voor alle inwoners van de wijk Ruwaard. In overleg en afstemming met het bestuur SWR, Wijkraad Ruwaard en professionals in de wijk kunnen daarbij specifieke doelgroepen worden benoemd.
2. De programmacommissie signaleert behoeften en tekortkomingen in de programmering en probeert daarin te voorzien in afstemming met het bestuur SWR, Wijkraad Ruwaard en professionals in de wijk.
3. De programmacommissie heeft als taak om de programmering af te stemmen met andere aanbieders van activiteiten en (inwoners)organisaties in de wijk. Dit omvat onder andere het KAKO, speeltuin Elckerlyc, stadsboerderij De Elzenhoek, Strand Tien, Ons Welzijn, de KBO, SV Ruwaard, en de Wijkraad Ruwaard. De commissie zorgt ervoor dat
4. de activiteiten van deze aanbieders zoveel mogelijk worden opgenomen in het jaarprogramma, zodat er een samenhangend aanbod voor de wijkbewoners ontstaat.
5. De programmacommissie draagt zorg voor de communicatie over activiteiten in de wijk.

4. Bevoegdheden

1. De programmacommissie stelt een jaarplan en jaarbegroting op voor de uitvoering van activiteiten. Ze legt dit plan en de begroting ter vaststelling voor aan het bestuur SWR. Het bestuur SWR kan alleen gemotiveerd afwijken van het plan en/of de begroting.
2. Het adviseren en controleren van de penningmeester van SWR over het doen van uitgaven ten behoeve van geaccordeerde activiteiten op basis van de vastgestelde begroting.
3. De programmacommissie kan een voorstel voorleggen aan het bestuur SWR om tussentijds een (nieuwe) activiteit mogelijk te maken. Zo’n voorstel is voorzien van een plan en een begroting.

5. Aanmelding/selectie, Samenstelling en Zittingsduur

Aanmelding en selectie

Leden voor de programmacommissie kunnen worden geworven via voordracht of actieve werving. Bij de kandidaatstelling wordt een interview gehouden door leden van de zittende programmacommissie en/of bestuur SWR. Bij te veel aanmeldingen zullen de zittende leden een keuze maken uit de kandidaten.

Samenstelling•

• De leden kiezen uit hun midden een voorzitter, vicevoorzitter en secretaris.
• De leden kunnen inwoner van de wijk zijn, lid zijn van een vereniging of stichting uit de wijk, of als professional werkzaam zijn bij een organisatie in de wijk. Ze zijn echter lid op persoonlijke titel en dus nooit vertegenwoordiger namens een organisatie.• De programmacommissie bestaat uit minimaal 3 leden en maximaal 15 leden.
• Een afgevaardigde van de Wijkraad Ruwaard neemt als lid deel aan de programmacommissie, maar in plaats van op persoonlijke titel, vertegenwoordigt deze persoon het standpunt van de Wijkraad in de commissie. Om de integriteit en onpartijdigheid van zowel het lid als de Wijkraad Ruwaard binnen de commissie te waarborgen, is het voor deze afgevaardigde niet mogelijk om de functie van voorzitter te bekleden; dit is expliciet uitgesloten.
• Een Sociaalwerker is adviseur en ondersteuner van de programmacommissie.

Zittingsduur

De programmacommissie stelt een rooster van aftreden op. Het rooster van aftreden regelt dat de zittingsduur van 4 jaar met de mogelijkheid van één herbenoeming niet wordt overschreden.

6. Werkwijze

Vergaderfrequentie en agenda

De programmacommissie stelt jaarlijks een vergaderrooster vast, waarin minimaal 1x overleg plaatsvindt met het bestuur van SWR.

De agenda wordt voorbereid door de voorzitter en de secretaris van de programmacommissie. Leden van de programmacommissie en het SWR-bestuur kunnen punten voor de vergadering aandragen.

Besluitvorming

In de vergadering besluit de programmacommissie altijd op basis van consensus van de aanwezige leden. Als desondanks een stemming nodig is, kan een besluit worden genomen op basis van een gewone meerderheid (helft plus één). Bij besluiten waarbij de stemmen staken, kan dit worden voorgelegd aan het bestuur SWR. Deze neemt dan binnen 14 dagen een bindend besluit.

7. Middelen

Beschikbaarheid

Uitgangspunt is dat de programmacommissie kan beschikken over het jaarlijks door de gemeente Oss toegekende activiteitenbudget voor de wijk Ruwaard. Het bestuur SWR maakt uiterlijk voor 1 november van het lopende jaar het budget voor het nieuwe jaar bekend. Het budget kan om moverende redenen altijd worden bijgesteld door het bestuur SWR. De programmacommissie kan op grond van lid 4c van dit reglement ook altijd verzoeken om extra budget bij het bestuur SWR. Alle door de gemeente beschikbare subsidies worden besteed aan de doelen waarvoor deze zijn gelabeld.

Faciliteren

Het SWR-bestuur faciliteert de programmacommissie met betrekking tot het houden van vergaderingen en stelt o.a. ruimte, koffie/thee gratis ter beschikking. Uiteraard kan men, na overleg met de beheerder, gebruik maken van de kopieerfaciliteiten e.d. 

Declareren

Daarnaast kan de programmacommissie gemaakte kosten ten behoeve van de werkzaamheden declareren bij het SWR-bestuur.

8. Beëindigen lidmaatschap

Beëindigen

• Door overlijden van het lid
• Op verzoek van het lid
• Volgens het rooster van aftreden

Royeren

De programmacommissie kan bij disfunctioneren van een lid, in een daartoe bijeengeroepen vergadering met driekwart van de stemmen dit lid royeren. Bij deze vergadering moet minstens driekwart van de leden aanwezig zijn. De stemming vindt schriftelijk en vertrouwelijk plaats.

9. Slotbepalingen

Inwerkintreding

Dit reglement programmacommissie treedt in werking per 1 januari 2025

Evalueren

Het functioneren van de programmacommissie wordt 1 jaar na eerste inwerkingtreding dit reglement geëvalueerd. De evaluatie wordt uitgevoerd door: programmacommissie, wijkraad Ruwaard en SWR. Zo nodig zal het bestuur SWR dit reglement in overleg met de programmacommissie en de Wijkraad Ruwaard aanpassen.

Niet voorziene zaken

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de programmacommissie in samenspraak met het bestuur SWR. Bij geen of onvoldoende besluitvorming beslist SWR. Dit reglement is vastgesteld op 30 september 2024 door het bestuur van Stichting Wijk Ruwaard,